Är det lätt att rekrytera rätt? Frågan undersöks av ST- psykologen Fredrik Lindstrand som sex månader efter att nya arbetsförmedlare anställts på Arbetsförmedlingen, låtit cheferna bedöma deras arbetsprestation. Han menar att magkänsla medför risker i en rekrytering och att kognitiva fallgropar lurar bakom varje hörn.
Medarbetaren bör ses som organisationens viktigaste resurs. Utan medarbetaren är det svårt för organisationen att utföra sina uppdrag och det finns mycket att vinna på att medarbetarna har den kompetens som behövs för att möta framtidens utmaningar. Av denna anledning är också rekrytering en av de viktigaste och mest grundläggande processerna inom kompetensförsörjning.
Det har gjorts omfattande forskning inom rekrytering och urval och det finns gedigen kunskap om vad som bör bedömas, hur det bör bedömas och hur information bör vägas samman till ett beslut (1) (2). Tyvärr råder en diskrepans mellan forskningens rekommendationer och hur rekryteringar genomförs i praktiken. Kunskapen om urvalsmetoders träffsäkerhet är bristfällig och beslut tas alltför ofta på basis av magkänsla och intuition (3). Resultatet är en minskad sannolikhet att hitta rätt kandidat för jobbet, samtidigt som risken för både medveten och omedveten diskriminering ökar (4).
Vissa organisationer har striktare krav vid rekrytering än andra. Myndigheter har ett lagstadgat krav på att rekrytering ska ske utifrån sakliga grunder och att den som är skickligast ska erbjudas tjänsten. Detta ställer också särskilda krav på rekryteringsprocessen då samtliga kandidater behöver genomgå en helhetsbedömning där olika faktorer relevanta för skickligheten, dokumenteras och vägs mot varandra (5).
Arbetsförmedlingen är en myndighet som arbetat hårt för att modernisera sin rekryteringsprocess. Målet är en fördomsfri rekryteringsprocess som vilar på vetenskapligt förankrade metoder. När processen infördes var den kontroversiell. Urvalstest användes tidigt i urvalet och kombinerades med strukturerade bedömningar av relevanta erfarenheter och kompetenser. För att bedömningarna skulle bli så objektiva som möjligt användes också mekaniska sammanvägningar och rangordningar för att prioritera vilka kandidater som går vidare till nästa steg. Intressant nog har processen uppvisat goda resultat som pekar mot en ökad träffsäkerhet, effektivitet och mångfald. En av förutsättningarna för denna framgång har varit att återkommande följa upp verksamheten för att identifiera styrkor och förbättringsområden.
Syfte
Syftet med den aktuella studien var att utvärdera de urvalsmetoder som används vid rekrytering av arbetsförmedlare på Arbetsförmedlingen. Myndighetens strukturerade intervjumaterial hade inte följts upp tidigare och utgjorde ett centralt fokusområde. En annan frågeställning var om det fanns en skillnad i prestation för de kandidater som hade tidigare erfarenhet från myndighetens verksamhet.
Bakgrund
Innan en fördjupning görs i studiens upplägg och resultat, är det fördelaktigt med en kort genomgång av arbetsprestation, vilka metoder som är träffsäkra och hur en helhetsbedömning bör genomföras för att uppnå bästa möjliga resultat.
Tre dimensioner av arbetsprestation
Begreppet generell arbetsprestation används ofta för att beskriva vad vi presterar inom ramen för vårt arbete. Det är en komplex företeelse som bör brytas ned i tre dimensioner för att bättre motsvara de beteenden som äger rum på en arbetsplats. Den första och mest centrala dimensionen är uppgiftsprestation, vilket handlar om hur väl en individ utför sina huvudsakliga arbetsuppgifter. Nästa dimension kallas för medarbetarskap och omfattar beteenden som faller utanför de formella arbetsuppgifterna men som bidrar till organisationens utveckling. Exempelvis att ställa upp för kollegor, visa initiativ och hjälpa till med extra uppgifter. Den sista dimensionen är kontraproduktiva beteenden vilket kan beskriva som medvetna beteenden som leder till ekonomiska eller materiella förluster för organisationen och beteenden som kan resultera i fysiskt eller psykiskt lidande för andra, exempelvis frånvaro, försenad ankomst, mobbning, stöld och missbruk (6) (7).
Träffsäkerheten hos olika urvalsmetoder
I slutet av 1990-talet publicerade Frank Schmidt och John Hunter sin välkända sammanställning av metastudier, en artikel som kom att bli en av de mest citerade inom området (1). Syftet var att undersöka den prediktiva validiteten hos olika urvalsmetoder, det vill säga deras förmåga att förutse prestation i arbete och utbildning. Resultatet visade på betydande skillnader i träffsäkerhet mellan olika urvalsmetoder. Metoder som speglade personliga egenskaper som begåvning och personlighet hade en högre träffsäkerhet än de som var inriktade på erfarenhets- och utbildningslängd. Studien var revolutionerande vid tidpunkten eftersom den poängterade att anställningsbeslut ofta baseras på metoder och uppgifter som inte bidrar till att den skickligaste kandidaten identifieras. Med tiden har resultaten reviderats och ny forskning tillkommit. Senare studier har kritiserat Schmidt och Hunter för att överkorrigera sambanden till följd av reliabilitetsbrister och beskuren spridning i urvalet. Nya beräkningar har därför resulterat i en lägre validitet för merparten av urvalsmetoderna. Den inbördes rangordningen mellan urvalsmetoderna är däremot relativt oförändrad. De urvalsmetoder som nu har högst samband med generell arbetsprestation är strukturerad intervju, olika typer av kunskaps- och arbetsprov samt problemlösnings- och personlighetstest. De metoder som bidrar minst till träffsäkerheten baseras på faktorer som intresse, erfarenhet (antal år), utbildning (antal år) och ålder (8).
Det bör förtydligas att ovan nämnda metastudier använder generell arbetsprestation som framgångskriterium. Det finns också studier som undersökt sambanden mellan begåvning, personlighet och de olika dimensionerna i generell arbetsprestation. Slutsatsen i dessa är att begåvning har starkast samband med uppgiftsprestation eller övergripande prestation medan personlighet har ett större prediktivt värde i relation till kontraproduktiva beteenden. Vad gäller medarbetarskap har begåvning och personlighet ungefär lika stor betydelse (9).
En annan slutsats från dessa studier är att urvalsmetoder med hög grad av struktur tycks vara mer träffsäkra. Detta beror på att struktur och standardisering generellt ökar urvalsmetodens reliabilitet. När resultaten varierar i mindre utsträckning blir de helt enkelt mer tillförlitliga (10) (11).
Bedömningens betydelse
Urvalsmetodernas träffsäkerhet är inte den enda faktorn som påverkar utfallet i ett urval. Hur bedömningen görs har en avgörande betydelse. Det finns i regel två olika typer av sammanvägningar vid personalurval: holistisk och mekanisk bedömning (12) (7). Den holistiska bedömningen utgår från en intuitiv helhetsbedömning av kandidaterna som baseras på tillgänglig information. Den mekaniska bedömningen innebär att centrala variabler identifieras på förhand och summeras enligt en bestämd modell. De mekaniska beslutsmodellerna har i regel visat sig vara överlägsna de holistiska beslutsmodellerna. Inte minst i situationer där direkt återkoppling på besluten saknas, exempelvis vid urval då få beslutsfattare regelbundet följer upp resultatet på ett enhetligt vis. Den mekaniska bedömningen är mer tidseffektiv och påverkas även mindre av medveten och omedveten diskriminering vilket är ofrånkomligt vid holistiska bedömningar. En metastudie om urval i arbetslivet har konstaterat att mekaniska bedömningar har en träffsäkerhet som är mer än 50 procent högre än holistiska bedömningar (13).
Metod
Den aktuella studien kan beskrivas som en prediktiv valideringsstudie. Underlaget har inhämtats från åtta rekryteringar som genomfördes under 2022. Rekryteringarna bedömdes ha en representativ spridning utifrån ålder, kön, geografi och organisatorisk tillhörighet. Totalt sökte 1 387 kandidater tjänster som arbetsförmedlare; 1 151 kandidater genomgick en strukturerad meritbedömning avseende relevant erfarenhet, kunskap och utbildning och 1 002 bedömdes uppfylla kraven och fick utföra en kombination av problemlösning- och personlighetstest baserat på femfaktormodellen. Efter en mekanisk bedömning och rangordning kallades 369 kandidater till intervju, varav 212 erbjöds anställning. Sex månader senare inhämtades en bedömning av arbetsprestation ifrån respektive medarbetares ansvariga chef. Bedömningen bestod av en enkät som speglade generell arbetsprestation samt begreppets underliggande dimensioner: uppgiftsprestation, medarbetarskap och kontraproduktivitet. All statistisk bearbetning genomfördes på anonymiserad data.
Resultat
Analysen av prestationsmåtten visade inte på någon skillnad mellan män och kvinnors arbetsprestation. Det fanns inte heller några samband mellan arbetsprestation och förekomsten av tidigare erfarenhet av arbetet.
Den urvalsmetod som hade högst samband med generell arbetsprestation var strukturerad intervju (.57**). Sambanden var också tydliga mellan intervjun och uppgiftsprestation (.39**) samt medarbetarskap (.41**). Kombinationen av problemlösnings- och personlighetstest gav de näst högsta sambanden i studien. Främst med generell arbetsprestation (.27**) men också med uppgiftsprestation (.19*) och medarbetarskap (.20*). Meritbedömningen av erfarenhet, kunskap och utbildning visade generellt på svaga och icke-signifikanta samband med prestationsmåtten. Intressant nog var det ingen av urvalsmetoderna som kunde förutsäga kontraproduktivt beteende. Kombinationen av problemlösningstest och personlighetstest gav en indikation, men sambanden saknade signifikans. De personlighetsfaktorer som visade samband med kontraproduktivitet var extraversion (.21**), känslomässig stabilitet (-.13*) och öppenhet (.12*).
Kandidaternas ålder hade inga samband med prestation på intervju, men det fanns ett svagt samband mellan ålder och testresultat (-.15**). Det fanns inga könsskillnader i testresultaten, men kvinnor tenderade att prestera lite bättre vid intervju. Effektstorleken var dock liten. Meritbedömningen hade svaga positiva samband med ålder (.08**). Samtliga redovisade samband är korrigerade för beskuren spridning och reliabilitetsbrister.
Diskussion
Resultaten i studien stämmer väl överens med den övergripande forskningen om urval (8). Intervjun framstår som den mest träffsäkra källan till information följt av det sammanvägda resultatet för urvalstesten, medan bedömningar baserade på generella erfarenheter verkar mer tveksamma. Samtidigt kan resultaten väcka kontroversiella frågor. Är det verkligen så att erfarenhet inte har högre samband med arbetsprestation? Troligtvis är erfarenhet ett vagt och otydligt begrepp som inte räcker till för att beskriva de kunskaper och färdigheter som är viktigt för en specifik arbetsuppgift. Erfarenheten bedöms ofta genom antalet anställningar eller anställningstid vilken innebär en vaghet som medför både reliabilitets- och validitetsbrister. I detta ljus framstår det mer rimligt att personliga egenskaper, som logisk förmåga och personlighet, helt enkelt verkar förklara mer av den variation som återfinns i arbetsprestationen. Utmaningen hos Arbetsförmedlingen, men även andra organisationer som önskar förbättra sina rekryteringar, är att konkretisera generella erfarenhetskrav och utforma sina kravprofiler mer utifrån de färdigheter och kunskaper som är viktiga för jobbet.
Så, är det verkligen lätt att rekrytera rätt? Frågan är vilseledande enkel men svaret är komplext. En framgångsrik rekrytering är en sannolikhetsbedömning på basis av många faktorer med ömsesidig påverkan på varandra. Vi kan aldrig förutsäga framtiden med 100 procents tillförlitlighet. Rekrytering kan vara besvärligt i praktiken då den präglas av sociala samspel. Individer bedöms av andra individer utifrån kriterier som är svåra att mäta. Magkänsla medför risker och kognitiva fallgropar lurar bakom varje krön. Att arbeta enhetligt utifrån evidensbaserade metoder och mekaniska beslutsmodeller är en bra början och det ger även en god möjlighet till systematisk uppföljning och förbättring.
Fredrik Lindstrand, ST-psykolog och urvalsspecialist på Arbetsförmedlingen.
Referenser
- The validity and utility of selection methods in personnel psychology: Practival and theoretical implications of 85 years of research findings. Schmidt, F.L. and Hunter, J. E. 1998, Psychological Bulletin, 124(2), pp. 262-274.
- The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology: Practical and Theoretical Implications of 100 Years. Schmidt, F, Oh, I.S and Shaffer, J.A. s.l. : Fox School of Business Reasearch Paper, 2016, (working paper Oct. 17).
- Stubborn Reliance on Intuition and Subjectivity in Emp-loyee Selection. Highhouse, S. 2008, Industrial and Organizational Psychology, Vol. 1, pp. 333–342.
- DO. Rekrytera utan att diskriminera. Vad visar forskning? 2023;5.
- Arbetsgivarverket. Anställning i staten. Stockholm, Sverige : s.n., 2023.
- Conceptual frameworks of individual work performance. Koopmans, L., et al. 2011, Journal of occupational and enviromental medicine, Vol. 53 (8), pp. 856-866.
- Svensson, C. En liten bok om personalurval. Umeå : Type and tell, Ett hum förlag, 2021.
- Revisiting meta-analytic estimates of validity in personnel selection: Addressing systematic overcorrection for restriction of range. Sackett, P.R., et al. 2022, Journal of Applied Psychology, pp. 2040–2068.
- A Meta-Analysis of the Relationship Between General Mental Ability and nontask performance. Gonzalez-Mulé, Erik, Mount, Michael K. and Oh, In-Sue. 2014, Journal of Applied Psychology, Vol. 99(6), pp. 1222-1243.
- Kahneman, D. Brus. Det osynliga felet som stör våra bedömningar och vad du kan göra åt det. Stockholm : Volante, 2021.
- Mårdberg, B. and Carlstedt, L. Grundläggande psykometri. Lund : Studentlitteratur AB, 2019.
- Kahneman, D. Tänka, snabbt och långsamt. Stockholm : Volante, 2013.
- Mechanical versus clinical data combination in selection and admissions decisions: a meta-analysis. Kuncel, N.R., et al. 6 98, 2013, The Journal of Applied Psychology, 98(6), pp. 1060-1072.
